Kuidas tuleks töörühmal suhtlust korraldada, saavutamaks maksimaalset tuge kogukonnaehitusele, usaldusele ja ühtsusetundele? Organisatsiooni ülesehtitus ja süsteemid ei ole siin ainsad olulised faktorid. Samavõrra oluline on ka küsimus, kuidas toimuvad koosolekud ja mil moel saab suhtlusvoog toestada kogukonna ehitamist.

Koosolekud on kogukondliku elu üks tuumelemente. See pole vaid koht, kus langetada otsuseid, vaid ka koht kollektiivseks suhtluseks, kus jagatakse vaateid, ideid ja projekte ning lüüakse kaasa erinevaid ühisloomise protsessides. See on paik kollektiivseks õppimiseks. Projekti seisukohalt on oluline, et võetaks omaks põhimõte – asjakohane teave on kogu protsessi jooksul alati kõigile kättesaadav.

Üks suurimaid väljakutseid kogukondlikus suhtluses on hästikorraldatud ligipääs teabele. Koosolekute protokollid peaksid olema avalikud ja hõlpsalt ligipääsetavad. Tervet kogukonda tuleks hoida kursis kõigi teemadega, mida erinevail koosolekuil on puudutatud.

Digitaalse info head ja vead: enamik tänapäeva kogukondadest kasutab mingisugust sisemist digitaalse infovoo vormi. See on äärmiselt kasulik seni, kuni teabevoost ei lõigata ära neid kogukonnaliikmeid, kes eelistavad arvutikasutusest hoiduda. Siiski on olulise teabe jagamine e-posti teel saanud enamikus kogukondades valdavaks infokanaliks.

Digitaalse info hüvedega kaasnevad aga ka mõningad tagasilöögid: emotsionaalne diskussioon digitaalmaailmas võib hävitada terve kogukonna. Seetõttu on oluline, et digitaaldialoogidele seataks selgepiirilised reeglid. Emotsionaalseid küsimusi oleks kõige õigem arutada näost-näkku ja digitaalmeedia jäägu informatiivse sisuga teabe vahetamiseks.

Vana hea korgist infostend või ühine kaustik olulise kogukonnainfo jagamiseks võivad osutuda vajalikeks analoogideks teabevoo edasiandmisel. Reegel, et emotsionaalseid teemasid ei lahendata kirjalikult, peaks kehtima ka korktahvli puhul! Oluline on, et iga asjast huvitatu saaks hõlpsalt ligi asjakohasele kogukonna arengut puudutavale teabele.

Kuidas struktureerida organisatoorseid koosolekuid, mis kogukonnaehitust toetaksid:

Infovoog pole koosolekute puhul ainus oluline aspekt. On olemas töövahendid, mis aitavad vormida juhtimiskoosoleku kogukonnaehitamise protsessi osaks.

  • Leppige kokku päevakord ja määrake alati igale koosolekule tugiisik.
  • Päevakorra esimeseks punktiks olgu alati sissehäälestus. Sissehäälestus võiks olla lühida, kuid sügava emotsionaalse jagamise vormis, mille käigus igaüks jagab teistega seda, mis on tema jaoks hetkel oluline.
  • „Meeleäratuskella” kasutamine.

 

Kui diskussioon muutub väga emotsionaalseks on see märk sellest, et kusagil faktide ja argumentide all peitub veel midagi, mis hoiatab potentsiaalse konfliktiohu eest. On raske tegeleda samaaegselt nii teema emotsionaalse küljega kui ka püüda saavutada üksmeelt faktide tasandil. Seega tuleb heita pilk sügavamale, emotsionaalsete argumentide taha. Enamasti on selleks sobilik paik üldkoosolek, kuid igal kogukonnal tuleb luua ka aeg ja ruum süvajagamiseks, mis võimaldab nii väljendada kui ka aru saada arutelude emotsionaalseist aspektidest.