Er is geen groep waar vergaderingen niet een noodzakelijkheid zijn om te kunnen focussen op relevante ontwerper, zij het operatief, administratief of sociaal. Een passend format voor elke soort bijeenkomst wordt verzekerd door goede facilitering. Dit zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om iets te zeggen en gehoord te worden, dat er evenredig veel tijd wordt besteed aan de verschillende onderwerpen in relatie tot hun belang en dat alles dat besproken moet worden besproken wordt.

 

In veel groepsprojecten beginnen de vergaderingen met een check-in, waarbij de deelnemers kort hun gevoelens, stemming en persoonlijke kwesties delen en daarmee in het hier en nu kunnen ‘landen’. Dit vraagt tijd, maar het zorgt er meestal voor dat de discussies daarna een stuk vlotter gaan. Groepsprojecten gaan in werkelijkheid over mensen; het aanmoedigen van persoonlijke expressie houdt de mensen in het midden. Een check-out werkt min of meer hetzelfde maar dan als afronding van de vergadering, waarbij mensen kunnen delen hoe ze zich over de vergadering, de groep of de toekomst voelen, in welke stemming ze weggaan, of er iets veranderd is, etc. Samen beginnen, samen eindigen.

 

Afhankelijk van de gebeurtenis of de beschikbare tijd kunnen het begin en einde van de bijeenkomst een gemeenschappelijke maaltijd of drankje omvatten, waarbij informele persoonlijke uitwisseling met andere leden kan plaatsvinden. Mensen gebruiken dit soort momenten vaak om een praatje te maken met leden die ze normaal niet zo snel spreken.

 

Bijeenkomsten vinden niet altijd plaats om alleen maar beslissingen te nemen, ze bieden  ook ruimte om inzichten en ideeën te delen en deel te nemen in co-creatieve processen. Ze kunnen gebruikt worden als mogelijkheid om collectief te leren.

 

Groepen die bijeenkomsten laten beginnen en eindigen met zingen hebben de neiging een sterker gevoel van cohesie te hebben. Een tool als de mindfulness bel herinnert mensen aan de kracht van stilte en laat zien hoe doelbewuste pauzes in de stroom van argumenten in het voordeel van de groep kunnen werken.

 

De beschreven en minder gebruikelijke onderdelen van bijeenkomsten hebben als doel om de algemeen bekende onderdelen, zoals een gestructureerde agenda, notuleren en het bijhouden van een lijst met besluiten en afspraken, te verbeteren.

 

Als discussies erg emotioneel worden is dat vaak een teken dat er iets onder de feitelijke argumenten ligt en het is een teken van een potentieel conflict. Het is lastig om tegelijkertijd met de emotionele kant van een onderwerp bezig te zijn en op het feitenniveau te spreken. Emoties die redelijk argumenteren in de weg staan, moeten tijdens andere specifieke bijeenkomsten voor deep sharing worden behandeld, waar ze uitgedrukt en verkend kunnen worden.