No hay un grupo en el que las reuniones no sean una necesidad para centrarse en cuestiones relevantes, ya sean operativas, administrativas o sociales. El formato apropiado para cada tipo de reunión es asegurado por una buenafacilitación. La facilitación asegura que todos tengan la oportunidad de hablar y ser escuchados, que el tiempo dedicado a diferentes temas está en la proporción adecuada a su importancia, y que todo lo que necesita ser discutido se discute.
En muchas reuniones de proyecto grupales se empieza con una breve puesta al dia, durante la cual los participantes comparten brevemente sus sentimientos, estados internos y problemas personales y «aterrizan» en el momento presente. Esto lleva tiempo, pero en general hace las discusiones futuras mucho más fáciles. Los proyectos grupales realmente son sobre las personas; Al alentar la expresión personal, el grupo mantiene a las personas en su centro. Check-out funciona de manera similar a un resumen de la reunión donde las personas expresan cómo se sintieron al respecto, sobre el grupo o sobre el futuro, en qué estado de ánimo se están yendo, si cambiaron algo, etc. Comenzando juntos, terminando juntos.
Dependiendo de la ocasión y la disponibilidad de tiempo, el comienzo o el final de la reunión puede incluir una comida o bebida común, cuando pueda tener lugar un intercambio personal informal con otros miembros. Las personas a menudo usan estas oportunidades para conversar con esos miembros con los que normalmente no tienen la oportunidad de comunicarse.
Las reuniones no se hacen necesariamente solo para tomar decisiones, también son espacios para compartir opiniones e ideas y participar en procesos co-creativos. Se pueden utilizar como espacios para el aprendizaje colectivo.
Los grupos que empiezan y acaban una reunion con una cancióntienden a tener un mayor sentimiento de cohesión. Una herramienta como la campana de mindfulness recuerda a las personas del poder del silencio, y como las pausas intencionales en el flujo de discusiones trabajan en favor del grupo.
Aquí solo se han descrito algunos de los elementos menos comunes de las reuniones.
Tales elementos buscan mejorar elementos generales como: agenda bien estructurada, mantenimiento de minutos, mantenimiento de un registro de todas las decisiones y acuerdos clave, etc.
Si la discusión se vuelve muy emotiva, esto a menudo es una señal de que hay algo debajo de los argumentos fácticos y es una señal de un conflicto potencial. Es difícil lidiar simultáneamente con aspectos emocionales de un problema y hablar sobre el nivel de los hechos. Las emociones que se interponen en el camino de un argumento razonable deben tratarse en reuniones específicas para compartir en profundidad, donde pueden expresarse y explorarse.
