Nie ma takich grup, gdzie spotkania nie są potrzebne dla koncentracji na podobnych sprawach, zarówno operacyjnych, jak i administracyjnych czy socjalnych. Dobór odpowiedniej formy dla każdego rodzaju spotkania należy do dobrego facylitatora. Facylitacja zapewnia, że każdy będzie miał możliwość wypowiedzi i usłyszenia jego głosu, że czas przeznaczony na różne tematy będzie w odpowiedniej proporcji co do ważności sprawy, i że wszystko co miało być przedyskutowane będzie przedyskutowane.
W wielu grupach spotkania projektu zaczynają się od check-in, podczas gdy uczestnicy krótko dzielą się swoimi uczuciami, wewnętrznymi odczuciami i osobistymi sprawami, dosłownie „lądują” w obecnej chwili. Zabiera to trochę czasu, ale sprawia, że przyszłe dyskusje będą łatwiejsze. Projekty grupowe tak naprawdę dotyczą ludzi; człowiek jest w centrum uwagi, poprzez wzmacnianie osobistej ekspresji ludzi. Check-out działa podobnie jako krąg kończący spotkanie, gdzie ludzie wyrażają, co czują jeśli chodzi o spotkanie, grupę, o przyszłości, z jakim nastrojem opuszczają spotkanie, czy coś się zmieniło itd. Zaczynają razem i kończą razem.
W zależności od okazji i ograniczeń czasowych początek lub koniec spotkania może zawierać część nieformalną, spożywania razem posiłku lub napojów, gdzie ma miejsce niesformalizowana wymiana z innymi osobami. Ludzie zwykle wykorzystują takie okazje do kontaktu z tymi członkami, z którymi nie mieli dotąd możliwości porozmawiania.
Spotkania niekoniecznie służą tylko do podejmowania decyzji, są również miejscem gdzie odbywa się dzielenie swoimi wizjami, pomysłami i uczestniczy się we wspólnym tworzeniu. Mogą być również wykorzystywane jako przestrzeń do wspólnej nauki.
Grupy, które zaczynają i kończą spotkanie piosenką mają odczucie większej spoistości. Narzędzie takie jak dzwonek uważności przypomina ludziom o sile ciszy, i jak intencjonalne pauzy w przepływie argumentów działają na korzyść całej grupy.
Zostały tutaj opisane mniej powszechne elementy spotkania. Elementy takie służą wzmocnieniu głównej sprawie takiej jak: dobrze skonstruowany program, sprawozdanie, radzenie sobie z notowaniem wszystkich głównych decyzji i ustaleń itd.
Jeśli dyskusja staje się bardziej emocjonalna, jest to często znak, że jest coś pod spodem rzeczowych argumentów i że może to być potencjalną przyczyną konfliktu. Trudno jest zajmować się jednocześnie stroną emocjonalną sprawy i rozmawiać na płaszczyźnie faktów. Emocje, które pochodzą z rzeczowych argumentów powinny być rozwiązane na odrębnych spotkaniach z głębokim dzieleniem się, gdzie mogą być wyrażone i zbadane.
