Ni skupine, kjer sestanki ne bi bili nujni za osredotočanje na pomembna vprašanja, bodisi na ravni operative, upravljanja ali odnosov. Da bi vse oblike sestankov imele najboljši možni format, poskrbijo moderatorji. Moderiranje zagotavlja, da vsakdo v krogu dobi priložnost spregovoriti in biti slišan, da je čas, posvečen posameznim temam, sorazmeren s tem, kako pomembne so, in da je v razpravo vključeno vse, o čemer je treba razpravljati.
V mnogih skupinskih projektih se srečanja začnejo s kratkim prijavnim krogom, med katerim udeleženci na kratko izrazijo svoje občutke, notranja stanja in osebna vprašanja ter tako »pristanejo« v skupini v danem trenutku. To sicer terja nekaj časa, a po drugi olajša pogovor v nadaljevanju. Bistvo skupinskih projektov so ljudje; s spodbujanjem osebnega izražanja skupina ohranja v središču ljudi. Odjavni krog nekako zaokroži sestanek. Prisotni povedo, kako se počutijo po sestanku, kaj čutijo glede skupine, glede prihodnosti, v kakšnem razpoloženju odhajajo, kaj se je spremenilo ipd. Skupaj začnemo, skupaj končamo.
Odvisno od priložnosti in razpoložljivosti časa lahko začetek ali konec sestanka vključuje skupni obrok ali pijačo, ob čemer pride do neformalnih izmenjav med člani. Takšno priložnost mnogi izkoristijo, da se pogovorijo s tistimi člani skupine, s katerimi običajno ne najdejo priložnosti za pogovor.
Namen sestankov ni nujno le sprejemanje odločitev. Namenjeni so lahko tudi izmenjavi mnenj in idej ali sodelovanju v soustvarjalnih procesih. Uporabimo jih lahko tudi za skupinsko učenje.
V skupinah, ki začnejo in/ali končajo sestanke s pesmijo, je navadno prisoten večji občutek povezanosti. Orodje, kot je zvonček čuječnosti, opomni prisotne na moč tišine; namenski premori v toku diskusije delujejo v korist skupine.
V zadnjih odstavkih smo se posvetili predvsem nekaterim manj standardnim elementom sestankov. Takšni elementi so opora in okrepitev standardnih elementov, kot so: dobro strukturiran dnevni red, kakovosten zapisnik, dnevnik ključnih odločitev in dogovorov itd.
Če razpravo zanese v zelo čustvene vode, je to lahko znak, da nekaj tiči pod izrečenimi argumenti in napoveduje morebiten konflikt. Težko se je sočasno posvečati čustvenim platem in ohranjati pogovor na ravni dejstev. Kadar se čustva znajdejo na poti razumnim argumentom, jih je treba obravnavati na posebnih sestankih za globoko izmenjavo#, jih izraziti in in raziskati.
