In ogni gruppo le riunioni sono necessarie per discutere questioni rilevanti, siano esse operative, amministrative o sociali. Le modalità appropriate ad ogni tipo di incontro sono garantite da una buona facilitazione. Questo assicura che tutti abbiano la possibilità di parlare e di essere ascoltati, che il tempo dedicato ai diversi argomenti sia proporzionale alla sua importanza e che tutto ciò che venga discusso venga trattato. In molti gruppi le riunioni iniziano con un breve check-in durante il quale i partecipanti condividono in breve le loro emozioni, le questioni interiori e personali, e “atterrano” nel momento presente. Ciò richiede un po’di tempo ma rende solitamente il resto dell’incontro più scorrevole. I progetti collettivi sono incentrati sulle persone e, incoraggiando l’espressione individuale, il gruppo mantiene questo focus. Il check-out funziona, allo stesso modo, come un giro, in cui le persone esprimono ” come si sono sentite” riguardo il gruppo o il futuro, con quale stato d’animo si va via, se è cambiato qualcosa, ecc. Si inizia insieme, si finisce insieme. A seconda dell’occasione e della disponibilità di tempo, l’inizio o la fine dell’incontro possono includere un rinfresco durante il quale può avvenire uno scambio personale ed informale con gli altri membri. Le persone spesso approfittano di tali occasioni per scambiare due chiacchiere con quelli con cui di solito non hanno la possibilità di comunicare. Le riunioni non si svolgono necessariamente solo per prendere decisioni, ma sono anche degli spazi per condividere opinioni ed idee e partecipare a processi di co-creazione, oltre che per l’apprendimento collettivo. I gruppi che iniziano e finiscono gli incontri con una canzone tendono ad avere un maggior senso di coesione. Uno strumento come la campanella della consapevolezza ci ricorda il potere del silenzio e come le pause scelte con consapevolezza possano favorire il fluire dei ragionamenti e dare sostegno al gruppo. Abbiamo descritto alcuni elementi non molto comuni durante gli incontri, che rinforzano l’efficacia di di quelli più largamente diffusi come: un Ordine del giorno ben strutturato, la tenuta dei verbali, il mantenimento di un registro di tutte le decisioni e degli accordi presi,ecc. Se la discussione diventa molto emotiva, spesso è un segnale che c’è qualcosa di più profondo nell’argomento trattato, come un potenziale conflitto. È difficile trattare la parte emotiva di un problema e, simultaneamente, i fatti concreti.Le emozioni che emergono durante le discussioni razionali dovrebbero essere affrontate in sedi specifiche dove possono essere espresse ed esplorate attraverso una condivisione più profonda.
